Skuteczna komunikacja – klucz do budowania pozytywnych relacji międzyludzkich
Komunikacja towarzyszy nam od narodzin do końca życia. Dzięki niej jesteśmy w stanie tworzyć zdrowe i udane relacje z innymi osobami. Jest nieodzownym elementem budowania więzi między ludźmi, ale jednocześnie jest też bazą funkcjonowania społeczeństw. Komunikacja interpersonalna dotyczy relacji zawodowych, z klientami, czy współpracownikami, ale również wpływa na postrzeganie wizerunku całej organizacji. Komunikowanie służy nam do tego aby przekazać swoje myśli, wiedzę, opinię i inne informacje. Proces ten niejednokrotnie wywołuje różne skutki, czasami inne niż nadawca miał na celu.
Na proces komunikacji składają się różne elementy, takie jak kontekst sytuacyjny, tutaj ważne jest ustalenie jak wzajemnie odbierają i postrzegają się uczestnicy danej sytuacji, czy np. podchodzą do siebie nawzajem z szacunkiem i życzliwością, czy jest to sytuacja formalna, czy też osoby są wobec siebie bezpośrednie i nie wyczuwają dzielącego ich dystansu.
Akt komunikacyjny nie może obyć się również bez samych uczestników, ale również sposobu, w jaki nadajemy przekaz, np. czy jest to bezpośrednia rozmowa na żywo, czy też wiadomość SMS lub e-mail. Ostatecznie elementem komunikacji o czym warto zdawać sobie sprawę są błędy i szumy, czyli wszelkiego rodzaju rozpraszacze, które sprawiają, że nasz komunikat nie jest odebrany w taki sposób, jaką mieliśmy intencję. Nierzadko powodują nieporozumienia, a nawet konflikty. Szumem może być dobiegający hałas, ale również kondycja psychofizyczna uczestników (inaczej rozmowa będzie przebiegać w warunkach gdzie uczestnicy są wypoczęci, inaczej kiedy są zmęczeni po całym dniu pracy). Szumem może być także przypadkowe użycie słowa, które może być odebrane w różny sposób przez drugą stronę, ale również zepsuty telefon, czy brak zasięgu.
Wysłany przez nas komunikat wywołuje u odbiorcy jakąś reakcję. To pokazuje, że komunikacja interpersonalna jest procesem, który składa się z różnych elementów, co z kolei sprawia, że w danej chwili może zostać zakłócona przez jakiś dystraktor.
Zdrowa i dobra relacja? Jaka to relacja?
Zdrowa relacja to taka, w której mamy poczucie, że możemy być sobą, czujemy się swobodnie i naturalnie jednocześnie okazując należyty szacunek drugiej stronie. Ważne jest także respektowanie odmienności osoby, z którą się komunikujemy i skupienie na tym, co w niej dobre. Zdrowa relacja charakteryzuje się również tym, że mimo tego, że nie zawsze jest idealnie, mamy poczucie, że czujemy się w niej bezpiecznie i komfortowo. Poniższe zasady nadają się do stosowania na wielu płaszczyznach, prywatnej, przyjacielskiej, biznesowej, czy odnoszącej się do współpracowników. Pozytywna wiadomość jest również taka, że nie musimy się z nimi urodzić, aby je posiadać, ponieważ z powodzeniem możemy nad nimi pracować i je rozwijać!
Składniki skutecznej komunikacji
Aktywne słuchanie
Zrozumienie naszego rozmówcy jest naszym celem w trakcie rozmowy. Aby tak się stało ważne jest okazanie mu zainteresowania. Dzięki temu czuje się on dobrze i bezpiecznie, ma poczucie bycia akceptowanym i rozumianym i jednocześnie wzrasta jego zaufanie. Rozmawiając z drugą osobą skupmy naszą uwagę na niej. Na tym co do nas mówi oraz na sygnałach płynących z jej ciała. Istotne jest także podtrzymywanie kontaktu wzrokowego. Aby wykazać jeszcze większe zainteresowanie możemy zadawać pytania pogłębiające temat, ważne jest to, aby miały one otwartą formę, tak, aby rozmówca mógł wyrazić szerzej swoje zdanie. Aktywne słuchanie wiąże się także z pozwoleniem naszemu rozmówcy na pełne przekazanie swojej opinii. Nie przerywajmy mu w trakcie jego wypowiedzi. Powstrzymujmy się od komentarzy rozpoczynających się od „ale…”, nie oceniajmy, powstrzymujmy się od dawania „dobrych według nas rad”.
Na koniec wypowiedzi sprawdźmy, czy na pewno dobrze zrozumieliśmy jego wypowiedź używając sformułowania „Czy dobrze zrozumiałem/am, że…” „Jeśli dobrze rozumiem, to powiedziałeś/aś, że… To wszystko sprawi, że rozmówca będzie miał poczucie bycia wysłuchanym, a my pewność, że zrozumieliśmy to co chciał nam przekazać.
Cel komunikacji
Rozpoczynając rozmowę warto mieć świadomość tego co jest naszym celem w tej sytuacji. Kiedy go znamy łatwiej będzie nam powiedzieć to co mamy do przekazania. Inaczej poprowadzimy rozmowę kiedy będziemy potrzebować od kogoś rady, a inaczej kiedy efektem końcowym rozmowy będzie podjęcie ważnej dla nas decyzji.
Kierowanie komunikacji ze swojej perspektywy
Dzięki zastosowaniu „komunikatu JA”, odnosimy się do faktów i własnej opinii, uczuć i emocji jakie w nas wzbudziły. Możemy w ten sposób skierować asertywny komunikat, prośbę, czy zaproponować rozwiązanie. Jest to przydatny nawyk komunikacyjny ze względu na to, że koncentruje się na nas bez osądu i oceniania innych.
Wyrozumiałość, zrozumienie, brak wydawania osądów
Komunikując się z innymi oczekujemy od nich zrozumienia, spojrzenia na daną kwestię z naszej perspektywy. To niezmiernie istotne, abyśmy naszemu rozmówcy zagwarantowali to samo. Jeśli chcemy sprawić, że ktoś otworzy się przed nami, dajmy mu do tego odpowiednią przestrzeń. Nie wydawajmy osądów, nie wypowiadajmy słów, które mamy świadomość, że mogą skrzywdzić lub znacząco obniżyć nastrój. Zamiast kierować atakujące komunikaty zapytajmy co było powodem danego zachowania, np. co się wydarzyło, co się stało, że po raz… zrobiłeś/aś/ zachowałeś/aś się… Dzięki temu nawiążemy bliższą więź i stworzymy sobie przestrzeń do tego, aby stworzyć dobrą relację.
Jasność i wyrazistość
Czasami mamy poczucie, że inni potrafią czytać w naszych myślach. O wiele łatwiej będzie nam jeśli po prostu przekażemy im to czego oczekujemy i czego potrzebujemy. Jeśli chcemy być dobrze zrozumiani i chcemy, aby inni zrealizowali to czego od nich oczekujemy nasz komunikat musi być precyzyjny, wyczerpujący i jasny.
Naturalność- bądź sobą
Budowanie prawdziwych i dobrych relacji z innymi może opierać się wyłącznie na byciu autentycznym. Kiedy odbiorcy komunikatów czują, że mogą swobodnie wyrażać swoje emocje, myśli, uczucia, opinie są w stanie stworzyć dobrą, prawdziwą, opartą na zaufaniu i szacunku relację prywatną, czy też zawodową. Jeśli próbujemy brnąć w kreowanie się kogoś kim tak naprawdę nie jesteśmy możemy doprowadzić do tego, że ktoś zaakceptuje nas…ale nie takich jakimi naprawdę jesteśmy. Bądźmy szczerzy z samymi sobą i innymi, ponieważ tylko w takich warunkach możemy stworzyć dojrzałą, prawdziwą relację.
Empatia
Wykazywanie się empatią w trakcie komunikowania się z innymi oznacza, że współodczuwamy stan emocjonalny naszego rozmówcy. Staramy się wyobrazić sobie jego położenie i to co w danej chwili może odczuwać. Możemy również skierować do niego słowa np. „Rozumiem, że jest Ci w tej sytuacji ciężko…”
Odpowiedzialność
Zaufanie i wiarygodność możemy zbudować także na bazie tego, że w pełni bierzemy odpowiedzialność za wypowiadane przez nas słowa. Jeżeli czegoś nie wiemy, bądźmy lojalni i szczerzy z naszym rozmówcą i zakomunikujmy mu to jasno. Przyznanie się do błędu może zostać lepiej odebrane niż brnięcie w kolejne nieprawidłowości. Dzięki temu na bieżąco będziemy mogli usunąć błędy i szumy z naszych komunikatów.
Feedback
Przekazanie informacji zwrotnej naszemu rozmówcy sprawi, że będzie zarówno on jak i my miał pewność, że dobrze, odpowiednio zrozumieliśmy to co chciał nam przekazać. Będziemy mieć także komunikat dotyczący naszej postawy i jakie wywołała emocje i uczucia u osoby, z którą podjęliśmy rozmowę, a to z kolei pomoże dokonywać zmian w ich obrębie.
Asertywność
Dobra i skuteczna komunikacja to również taka, w której jest miejsce na poszanowanie naszych wzajemnych granic. Fakt, że każdy z nas jest inny, dzielą nas różnice indywidualne, temperamenty, osobowości, czy opinie sprawia, że czasami stajemy przed sytuacją gdzie musimy dojść do porozumienia i znaleźć tzw. złoty środek, który będzie optymalny i satysfakcjonujący dla obu stron.
Podsumowanie
Na koniec pamiętajmy o tym, aby postrzegać relacje międzyludzkie przez pryzmat wspólnotowości. Zwracajmy uwagę na to, że dobre relacje to takie, które tworzą dwie strony komunikatu, w które zaangażowani jesteśmy nie tylko my, ale również i odbiorca. I patrzmy oraz dbajmy o to właśnie w taki sposób, postrzegając to jako coś wartościowego „dla nas”. Twórzmy relacje, których bazą będzie zaufanie i szacunek, a zyskamy dzięki temu ogrom korzyści.
Na początek warto zadać sobie pytanie, czy posiadasz powyższe umiejętności?
Czy uważasz, że nad którąś z nich mógłbyś/abyś popracować? Nad którą?
Zapisz odpowiedzi na kartce i przystąp do zadania!
Dzięki wykonaniu pracy nad sobą dołożysz cegiełkę do poprawy relacji z innymi.
Powodzenia!
Psycholog, psychoterapeuta w trakcie szkolenia,
certyfikowany trener szkoleń grupowych
oraz ekspert ekspresji mimicznych.